Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Indkøb

Formalia i forbindelse med indkøb

Aarhus Universitet indgår indkøbsaftaler på en lang række områder for at opnå de billigst mulige priser på produkter og tjenesteydelser samt en effektiv styring af universitetets samlede indkøb.

Nedenfor finder du en (ikke udtømmende) liste over ting, du som udgangspunkt skal være opmærksom på, før du vælger en leverandør og foretager et indkøb på STLL's vegne:

Indkøbsaftaler:

Godkendelse:

  • Nærmeste leder skal godkende indkøbet.

Bestilling og betaling:

  • Sender leverandøren en faktura via centerets EAN?
  • Eller betaler du med AU kreditkort og afregner selv udgiften i RejsUd?

Dansk eller udenlandsk leverandør?

  • Hvis der er tale om en dansk leverandør, skal betaling foregå via EAN (alternativt AU-kreditkort). Der modtages ikke fakturaer på papir eller via e-mail.
  • Hvis der er tale om en udenlandsk leverandør, kan leverandøren godt sende en faktura på papir eller e-mail. Sekretariatet kan hjælpe med at få fakturaen betalt. 

Intern eller ekstern bevilling?

  • Der gælder samme regler, uanset om indkøbet foretages for interne eller eksterne midler.

Læs mere om kontering

Indkøb af bøger

Hvis du skal købe en bog, som STLL skal betale, skal du henvende dig til Katrin Nielsen fra Stakbogladen, for at få indkøbt materialet på korrekt vis: naturfag@stakbogladen.com.

Du bedes anføre følgende informationer i din email:

  • Leveringsadresse
  • Att.-information
  • EAN: 5798000420038
  • Projektnr.: 10929, aktivitetsnr.: 82201

Indkøb af IT-udstyr (hardware og software)

Du kan efter aftale med din nærmeste leder bestille en computer, tablet, mobiltelefon og andet IT-udstyr samt software via AU IT's webshop. Webshoppen driftes lokalt på hvert fakultet og STLL-medarbejdere skal derfor bruge webshoppen under ST IT.

Alle indkøb skal naturligvis overholde AU's indkøbspolitik på området. Vær opmærksom på, at der er obligatoriske indkøbsaftaler i forhold til:

  • Computere (stationære, bærbare og håndholdte)
  • Printere
  • Audio-visuelt udstyr (projektorer etc.)
  • Servere og storage

Det anbefales i langt de fleste tilfælde at tage ST IT med på råd, inden man indkøber IT-udstyr, idet der kan være brug for afklaring omkring fx tyverimærkning, anlægsregistrering og andet.

Gå til ST IT's webshop

Indkøb af rejser

Har du brug for information specifikt vedrørende rejser, så gå til medarbejderportalens side om udgifter og rejser. Dér finder du blandt andet information om:

  • Rejsebestilling
  • Rejseforsikring
  • AU-kreditkort
  • Afregning i RejsUd

Indkøb af visitkort, kuverter og merchandise

På AU Kommunikations hjemmeside kan du få mere information om og bestille AU-visitkort og andre typer AU-merchandise (div. gaveartikler, julekort, kuverter etc.). HUSK at bestille i god tid.

Navneskilte

Gennem AU Kommunikation kan du gratis bestille fortrykte papirark, der kan bruges til navneskilte til fx konferencer og lignende. HUSK at bestille i god tid.

Derudover kan du downloade en Word-skabelon, der passer specifikt til disse ark med navneskilte.